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Como organizar um evento de Dança do Ventre

Está pensando em fazer  um evento de dança do ventre  e não sabe por onde começar? Já realizou vários eventos mas quer evoluir em qualidade e diferencial e não faz ideia de como? Então você está no lugar certo!

Nesse primeiro post da série guia do evento de sucesso você encontrará 5 dicas  preparadas para quem se preocupa em ofertar o melhor da dança do ventre fazendo de cada evento  um sucesso.

 

Porque é tão importante a organização de um evento? Não é só convidar bailarinos, colocar umas cadeiras,arrumar um som e vender os ingressos?

 

Infelizmente não é tão simples quanto parece. Os eventos são uma mar de imprevisibilidade não importa se é um simples chá árabe no quintal da escola ou se um mega festival nacional.

Logo, é preciso estar atento aos detalhes procurando minimizar ao máximo erros e frustrações levando em consideração máxima a experiência que o publico vai ter no seu evento, caso contrário você estará em sérios apuros.

É por essas e outras que a organização é de extrema importância, afinal, um evento não  é apenas a oportunidade para exibição ou vitrine de performances de dança de seus convidados e alunos, mas é também o reflexo da sua escola, do seu desempenho profissional não de bailarina, mas de gestora e empresária no ramo.

Assim, os eventos que levam o nome da sua escola e tem sua assinatura influenciam bastante na credibilidade do seu trabalho frente a seus alunos, bailarinos convidados e o publico.

Portanto, deve ser uma prioridade a busca por  ofertar eventos bem organizados que garantam ao menos a satisfação sincera da maioria.

É preciso ter em mente que eventos bem organizados podem funcionar com  base de estimulo para permanência e fidelidade de alunos e quem sabe até o despertar para que novos alunos ingressem ou retornem a prática da arte.

Falo isso, porque conheço várias pessoas que se matricularam em escolas de dança, ou voltaram a praticar a arte após prestigiar um evento, e quando a coisa é meio bagunçada isso dificilmente ocorre, pois, sua escola acaba passando uma imagem não profissional que não cria experiência positiva para os presentes.

Então, sugiro que você nunca esqueça:  Vale a pena dedicar muito do seu tempo no planejamento e gestão do seu evento. Eventos bem organizados tendem a inspirar as pessoas e valorizar o nome da sua escola de dança abrindo portas não somente para novos alunos, mas também para investimentos  de possíveis patrocinadores.

 

O segredo de um Evento de Sucesso está no Planejamento

Organizar um evento seja ele simples ou grandiosos requer estratégia, e para aumentar as chances de sucesso  você deve se munir  de competência profissional para além da arte da dança, pois, o processo todo requer noções de gestão, marketing e etc.

Assim, organizar um evento que encante e eleve a marca de sua escola, fazendo também com que seus alunos e convidados sintam-se inspirados requer planejamento  e uma boa dose de comprometimento. Assim, quanto antes você se lançar nas estratégias organizacionais, maiores serão as chances de sucesso.

Dicas para Organização Básica do Seu Evento

Passo 1-Defina o objetivo do Seu Evento

Definir seus objetivos o ajudará a compreender melhor o caminho a ser seguido, você pode começar refletindo sobre o que você deseja alcançar ou transmitir para o publico, pergunte e responda a si mesmo: Que tipo de evento será? Para quem vai ser? Qual a melhor maneira de concretiza-lo?

Em outras palavras, o pontapé inicial na sua jornada rumo ao evento de sucesso é definir o que você quer fazer, é um espetáculo? Uma mostra? Um chá? uma competição?

Lembre-se  que cada tipo de evento possui suas particularidades,  assim, comece a traçar seus objetivos lembrando sempre de alinha-los a sua realidade,  do que adianta planejar algo estilo circo de soleil  e não ter como colocar em prática? Bom senso nessa hora é sempre bem vindo e evita dores de cabeça.

Se você é totalmente inexperiente e nunca organizou nem se quer uma festa de aniversário, sugiro  que comece pequeno para ir adquirindo experiência e conquistando aos poucos apoiadores e  possíveis parcerias que possam te ajudar a fazer algo maior com mais segurança em todos os sentidos, ok?

2- Pesquise e procure entender seu público

Ao definir seu objetivo, passa-se então a montar o público alvo. Quem são eles? Empresários locais? Familiares de alunos? Vem pessoas de fora da cidade? é gente que nunca dançou?

Enfim, ter uma ideia do perfil do seu publico é interessante no seu processo de planejamento e organização, pode fornecer dados  para que  você possa oferecer serviços, atendimento e performances  mais condizente com as expectativas criando experiências maravilhosas.

Claro, que  a vida é uma caixa de surpresas e não temos como prever o perfil da plateia de forma precisa, mas ter pelo menos informações básicas  como estimativa de público, por exemplo  é essencial e vai ajudar a redefinir a proporção do evento e reavaliar ações  se de repente a venda de ingressos ou inscrições não cobrir ou pagar os custos planejados.

Enfim, estar atento de diversas formas ao seu publico é coisa séria. Em breve farei um post só sobre isso porque o assunto é denso, mas muito interessante.

 

3- Defina o local do Evento sem deixar de pensar na Segurança e Comodidade

Sem ter um local definido para o evento fica difícil planejar o restante dos itens, a má notícia é que essa não é uma missão simples principalmente quando não se tem muita verba para investir.

A coisa pode fica complicada porque locação de teatros ou ambientes com finalidade similar costumam custar caro. Nesse sentido é comum algumas bailarinas adaptarem o local escolhido.

Em qualquer caso, o importante é  sempre  estar atento a segurança e comodidade tanto do público, quanto dos bailarinos, lembre-se que o sucesso de um evento está nos detalhes.

Por tanto, não foque no local pensando  somente no tamanho do palco, ou do espaço cênico, mas em outros quesitos como banheiro, bebedouro, estacionamento, climatização, assentos e etc.

Outra dica importante, é sempre ter um plano B, ou seja, outro local em vista caso algo dê errado.  Se possível faça um contrato da locação do lugar escolhido, já vi muito evento sendo cancelado em cima da hora simplesmente porque quem ia ceder o espaço mudou de ideia. Então todo cuidado é pouco.

4- Quanto tempo o evento deve durar?

Pense no Público nesse momento, é aí que entra aquela velha premissa que diz: “não demore para não enjoar e ser cansativo, faça durar tempo suficiente para ser inesquecível”, em outras palavras seu evento deve encantar, deixar no ar o sabor de quero mais, algo que de tão lindo e atrativo venha inspirar e não saturar quem fica ali sentado por mais de 30 minutos.

O ideal de acordo com alguns profissionais é que tenha duração de 1:30h ou até no máximo dos máximos 2:00h e que se faça intervalo para que o público possa beber água, comer algo e etc.

É importante também procurar manter a pontualidade nos horários do evento evitando assim possíveis atrasos, não tem nada pior que chegar a um evento e ter que esperar uma hora a mais para que o espetáculo realmente inicie.

5- Monte uma Equipe Organizacional

É impossível realizar um evento de sucesso, sozinha, nessa hora ter uma equipe de apoio certamente faz toda diferença. O ideal é delegar funções de acordo com as necessidades organizacionais como bilheteria,iluminação, dj,  recepcionista, supervisor de camarim e etc.

vale lembrar que alguns locais como teatros já oferecem equipes técnicas completas, outros não, ainda que ofereçam é importante ter reuniões para que todos os envolvidos estejam a par da dinâmica do evento.

Mas se você não pode contar com esse serviços, veja abaixo algumas dicas para facilitar a organização da sua equipe de operações.

Primeiro passo é dividir em Setores Operacionais de acordo com a necessidade do seu evento como nos dois exemplos abaixo.

Equipe 1- Setor de Operações Táticas

Nessa seção tem os responsáveis pela recepção de bailarinos convidados e alunos, pelo direcionamento e organização dos bastidores assim como pelo bom andamento do cronograma de apresentações.

Equipe2- Setor de Operações Técnicas

Aqui entra os responsáveis por iluminação, som, fotografia, filmagem, decoração, bilheteria, mestre de cerimônia ou apresentador, assistente de palco, segurança e etc.

 

Enfim, monte uma equipe com profissionais de confiança que possam atender os seus planejamentos, escolha o líder de cada setor e organize suas operações, mantenha-os informados quanto a horários e suas respectivas atribuições no setor do qual são responsáveis.

Você verá que se conseguir montar uma equipe eficaz  as chances de sucesso do seu evento crescerão de maneira maravilhosa balizada por um lindo trabalho conjunto.

Gostou desse post? Então, não perca as próximas edições, estamos preparando conteúdos fenomenais e mais profundos nessa temática para auxiliar você profissional que ama dança do ventre e tem como objetivo fazer de cada evento um sucesso inesquecível.

 

 

Referências:

http://www.aems.edu.br/conexao/edicaoanterior/

http://www.feiradoempreendedorpe.com.br/

http://www.produzindoeventos.com.br/

http://www.voceespecialista.com.br/

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